Das Homeoffice bedeutet für viele Menschen Flexibilität und eine einfachere Gestaltung des Alltags. Kinderbetreuung, weite Arbeitswege oder Krankheit fordern von vielen Arbeitnehmern ein hohes Maß an Spontanität und Organisationstalent. In der heutigen Zeit gehen viele Arbeitgeber mit Teilzeit-Modellen wie dem Flex Office oder dem vollständigen Homeoffice auf die Wünsche und Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter ein.
Doch was genau ist ein Homeoffice ?
Das Homeoffice ist laut Definition ein „mit moderner Kommunikationstechnologie ausgestattetes Büro im eigenen Wohnhaus“. Doch was genau braucht man eigentlich, um so ein Büro zuhause zu haben und was sollte man bei der Arbeit im Homeoffice beachten?
Technik
Um von Zuhause arbeiten zu können, ist die passende technische Ausrüstung von großer Bedeutung. Neben Computern, Bildschirmen, Schreibtischen oder sonstigen Ausstattungsgegenständen zählt dazu aber auch eine Verbindung ins Büro und auf die eigenen Server. Es müssen genug VPN-Anbindungen und Zugänge eingerichtet werden, damit die Arbeitnehmer auf ihre Daten zugreifen können – diese technischen Anforderungen stellen viele Arbeitgeber vor eine große Herausforderung. Die Lösung steht aber schon bereit. Cloud gestützte Systeme benötigen keine Verbindungen zum hauseigenen Server, sondern können ortsunabhängig durch einen Web-Browser aufgerufen werden.
Die ecm:one Cloud ermöglicht z.B. einen vollständigen Rechnungsverarbeitungsprozess, vom Scannen bis zum Archivieren. Mit Erweiterungen wie der App d.velop Sign können auch Unterschriften geleistet werden. Und eine Kommunikation mit Mitarbeitern ist über die Nachrichtenfunktion oder aber externe SaaS Lösungen wie Microsoft Teams möglich. So können Sie sekundenschnell ihr Home Office einrichten und arbeiten.
Arbeitsplatz
Wie das Wort bereits sagt gehört auch ein Office, also ein Büro zu dem Heimarbeit. Dies ist essentiell für eine produktive und konzentrierte Arbeit. Schaffen Sie sich einen separaten Arbeitsplatz, am besten in einem eigenen Raum oder durch Raumteiler abgetrennt. So können Sie, wie im Büro auch, fokussiert arbeiten. Achten Sie darauf, dass alle möglichen Ablenkungen, wie z.B. Fernseher, Telefone oder auch das Bedürfnis, mal eben schnell an den Kühlschrank zu gehen, möglichst außer Reichweite liegen.
Ruhe
Das größte Problem am Homeoffice ist wohl die Ablenkung durch die Familie, Mitbewohner oder Partner. Schaffen Sie sich Raum und Zeit, in dem es keine Störung, keine Fragen oder auch nur das Betreten Ihres Arbeitsraumes geben darf. Sie müssen für ihre Tätigkeiten konzentriert bleiben, um eine ähnliche Produktivität wie im Büro aufrecht zu erhalten.
Gewohnheiten
Auch die Einhaltung ihrer alltäglichen Gewohnheiten ist wichtig. Machen Sie zur gleichen Zeit Pause, trinken Sie die gleichen Getränke und halten Sie sich an ihre gewohnten Abläufe. Diese Rituale helfen, im Arbeitsmodus zu bleiben und die Konzentration aufrecht zu erhalten. Dazu gehört auch, die passende Kleidung anzuziehen. Sie bestimmt mit, wie erholt und fit Sie sich fühlen.
Auch die ecm:one bietet ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, von Zuhause aus zu arbeiten. Eine VPN-Verbindung zum Remote Desktop, reger Austausch über Microsoft Teams sowie eine klare Aufgabenverteilung sorgen für produktive Arbeitsflüsse.
Für ein funktionierendes Homeoffice benötigt es sowohl vom Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer viel Koordination und Fleiß. Wer sich an die grundlegenden Tipps hält und technische Unterstützung der Firma bekommt, für den bietet sich das Homeoffice als gute Alternative an.
